1: Onderhoud een goede relatie met je mensen
Als medewerkers zich vaak ziek melden of niet goed functioneren, dan is er meestal meer aan de hand. Wat dat betreft komt het gelukkig maar heel weinig voor dat mensen zich ziek melden of aanwezig zijn omdat ze echt geen zin hebben. Bovendien weten ondernemers en managers heel goed welke medewerkers hard werken en gemotiveerd zijn. En welke mensen de kantjes er vanaf lopen.
‘Hoe gaat het met je?’, het is een simpele vraag. Maar veel ondernemers en leidinggevende vinden het eng om zo’n vraag te stellen. Zij hebben het gevoel dat zij zich dan kwetsbaar opstellen, wat zij liever niet doen. Of vrezen dat zij zich na zo’n vraag algauw op het werkterrein begeven van de bedrijfsarts en zich te veel met het privéleven van medewerkers bemoeien. Toch is het goed om die vraag af en toe te stellen. Want mensen voelen zich dan gezien en gewaardeerd. En dat is natuurlijk voor iedereen erg belangrijk. Heb je goed contact met je medewerkers, dan kun je sneller problemen signaleren en aanpakken. Bedenk hierbij dat een medewerker die een maand ziek thuis zit gemiddeld € 5.000 kost voor het doorbetalen van het salaris en de vervanging. De schade van het productiviteitsverlies, die zomaar zeven keer zo hoog kan zijn, komt hier bovenop.

2. Maak het verzuim bespreekbaar en onderneem actie
Is een medewerker regelmatig ziek of neemt hij iets te vaak een ‘baaldag’ op, dan moet hij of zij hierop worden aangesproken. Ondernemers en managers vinden dat moeilijk. Daarbij komt dat ziektedagen  meestal niet nauwkeurig worden genoteerd. Hierdoor ontbreekt er een dossier op basis waarvan het verzuim besproken kan worden. Wat dat betreft is het belangrijk om het incidenteel verzuim goed te registreren.
Heb je goed contact met je medewerkers, dan zou je zo’n verzuimgesprek zelf kunnen voeren. Het is ook mogelijk om hiervoor een HR adviseur of bedrijfsarts in te huren. Maar dat hoeft niet. Ook is het mogelijk om het gesprek samen met een HR adviseur te voeren.
Belangrijk in het gesprek is om te achterhalen wat het onderliggende probleem is. Zo vroeg een Beleidsdirecteur mij eens om te praten met een medewerker die ‘niet in beweging te krijgen was’. In het gesprek kwam ik er al gauw achter dat hij het gevoel had ondergewaardeerd te worden. Na 24 dienstjaren maakte hij zich nu zorgen over bepaalde organisatieontwikkelingen. Hij voelde zich in zijn bestaan bedreigt want hij was toch al 54 jaar en had twee studerende kinderen. Het gesprek leverde veel op. Uiteindelijk is hij minder uren gaan werken, heeft hij zijn verantwoordelijkheid  genomen door echt mee te werken, ging hij starten met de benodigde opleiding en hij accepteerde een aangepast takenpakket. Ondanks dat de ‘situatie’ zich al 7 jaar voortsleepte was er binnen een jaar een positieve beweging die alle betrokkenen tevreden stelde.

Naast het verzuimgesprek is het ook goed om de hele afdeling te betrekken bij het aanpakken van het kort verzuim. Bijvoorbeeld door de verzuimcijfers bij ieder werkoverleg op de agenda te zetten. Neemt het verzuim toe, dan kan dit direct ter sprake komen. Doe dat in de trant van:  ‘Even opletten jongens, het kort verzuim neemt toe. Hoe komt dat? En wat gaan we er aan doen? Want we mogen de productie niet laten vertragen. Of het beïnvloed de klanttevredenheid of de bezettingsgraad. Zo voorkom je dat mensen zich in de hoek gezet voelen.

 3.: Laat teruglopende omzetten of stress je niet gek maken
Ondernemers en managers staan als gevolg van vaak onder hoge druk. De stress die dat oplevert zorgt er nogal eens voor dat de sociale contacten met de medewerkers onder druk komen te staan. Wat dat betreft is er een direct verband tussen het verzuim van medewerkers en leidinggevenden die gespannen zijn of last hebben van stress en daardoor niet goed functioneren. De voorbeeldfunctie van een leidinggevende speelt hierbij een belangrijke rol. Gedraagt hij of zij zich niet sociaal of professioneel, dan werkt dat overal op de werkvloer door.
Ik adviseer ondernemers en managers vaak om een netwerk van mensen om zich heen te organiseren waarmee zij geen zaken doen, maar waarmee zij praten over zaken waar zij het moeilijk mee hebben. Dat zou je kunnen doen met collega ondernemers of  managers binnen de eigen organisatie. Toen ik nog in loondienst werkte was ik als HRM manager vaak “het kaboutertje” voor directieleden en managers. Zij konden dan af en toe even leunen en de situatie van hun afpraten. Een andere mogelijkheid is om je aan te sluiten bij een netwerk. Zo maak ik zelf deel uit van een drietal netwerken die regelmatig bij elkaar komt. Samen bespreken wij bepaalde vraagstukken waarvoor wij niet direct een oplossing voor klaar hebben. Dit werkt geweldig en het maakt dat je zelf vaak (weer) de oplossingsrichting ziet.